Polityka prywatności

Ten dokument opisuje, jakie dane przetwarza Agent AI, po co, komu je powierzamy i co możesz z nimi zrobić. Opisuje stan faktyczny działania aplikacji.

Kto prowadzi usługę

MP Marek Patyna, jednoosobowa działalność gospodarcza
Adres działalności: ul. Bergera 18, 89-400 Sępólno Krajeńskie, Polska
NIP: 5040082768
Kontakt: brokzaiagent@gmail.com

Kto za co odpowiada

Agent AI jest platformą wielofirmową: każda firma korzystająca z usługi pracuje we własnej, odseparowanej przestrzeni roboczej i nie widzi danych innej. Dlatego rola operatora platformy nie jest taka sama dla wszystkich danych i ten podział jest tu opisany wprost, zamiast być wrzucony do jednego worka.

Rodzaj danych	Kto decyduje, po co są przetwarzane
Dane biznesowe firmy korzystającej z usługi — klienci, spotkania, zadania, notatki, propozycje i szkice wiadomości, które powstają w jej przestrzeni roboczej.	Firma, która korzysta z platformy. To ona prowadzi swoją działalność i decyduje, jakie dane w niej gromadzi i po co. Operator platformy przetwarza je po to, żeby dostarczyć usługę, oraz w zakresie potrzebnym do jej utrzymania i zabezpieczenia.
Dane potrzebne do prowadzenia samej usługi — konto i dostęp, przynależność do przestrzeni roboczej, sesje logowania, dziennik zdarzeń i metadane bezpieczeństwa, korespondencja w sprawie wsparcia oraz dane potrzebne do wypełnienia obowiązków prawnych operatora.	Operator platformy, we własnych celach: udostępnianie usługi, jej bezpieczeństwo, obsługa zgłoszeń i wymogi prawne.
Dane integracji Google — opisane w osobnej sekcji niżej.	Użytkownik, który dobrowolnie łączy własne konto Google. Operator używa tego połączenia do obsługi samego połączenia — rozpoznania i pokazania, które konto jest połączone — oraz do opisanej niżej funkcji kalendarza. Do niczego innego.

Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych mogą zostać ustalone odrębnie z firmą korzystającą z usługi, w zakresie, w jakim są wymagane. Ten dokument opisuje, jak platforma działa; nie zastępuje takich ustaleń.

Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta i dostępu — adres e-mail, przynależność do przestrzeni roboczej agencji, powiązanie konta z komunikatorem, sesje logowania do panelu.
• Treści, które sam nam przekazujesz — notatki wysyłane do asystenta oraz pytania, które mu zadajesz (w komunikatorze poleceniem /zapytaj lub w panelu).
• Rekordy powstałe z zatwierdzonych propozycji — klienci, spotkania, zadania i szkice wiadomości, wraz z danymi, które sam w nich umieściłeś.
• Metadane operacyjne i dziennik zdarzeń — zapis tego, kto i kiedy wykonał istotną operację; potrzebny do rozliczalności i bezpieczeństwa.
• Dane integracji Google — opisane niżej.

Dane z konta Google

Integracja z Google jest dobrowolna i uruchamia się tylko wtedy, gdy sam ją połączysz. Aplikacja prosi o trzy uprawnienia i o żadne inne:

Uprawnienie	Do czego jest używane
openid	Trwały identyfikator konta Google. Dzięki niemu aplikacja rozpoznaje, że połączenie dotyczy tego samego konta, i nie dopuszcza do cichej podmiany na inne.
userinfo.email	Odczyt adresu e-mail połączonego konta, aby pokazać Ci — w skróconej postaci — które konto jest podłączone.
calendar.events.owned	Utworzenie w Twoim głównym kalendarzu wydarzenia wynikającego z zatwierdzonego przez Ciebie spotkania.

Czego aplikacja nie robi

• Nie czyta Twojego kalendarza. Integracja ma wyłącznie operację utworzenia wydarzenia. Nie pobiera istniejących wydarzeń ani ich treści.
• Nie pobiera listy Twoich kalendarzy i nie pozwala wybrać innego kalendarza — wydarzenie powstaje w kalendarzu głównym.
• Nie ma dostępu do poczty, dysku ani kontaktów — aplikacja nie prosi o te uprawnienia.

Co wysyłamy do Google

Wyłącznie to, co jest potrzebne do utworzenia jednego wpisu w kalendarzu: tytuł spotkania, termin wraz ze strefą czasową, miejsce oraz techniczny identyfikator wpisu — wartość wyliczana przez aplikację, która zapobiega utworzeniu tego samego wydarzenia dwa razy i nie zawiera Twoich danych. Opis spotkania nie jest wysyłany. Wydarzenie powstaje dopiero po Twoim potwierdzeniu i tylko wtedy, gdy przed potwierdzeniem pokazaliśmy Ci, że zostanie utworzone.

Zgodność z zasadami Google

Korzystanie przez Agent AI z informacji otrzymanych z interfejsów Google API jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use. Danych z Google używamy wyłącznie do dostarczenia opisanej wyżej funkcji kalendarza, nie wykorzystujemy ich do reklamy, nie sprzedajemy ich i nie udostępniamy ich osobom trzecim w innym celu niż realizacja tej funkcji.

Sztuczna inteligencja

Aplikacja korzysta z zewnętrznego dostawcy modelu językowego; obecnie jest nim Anthropic. Dostawca jest elementem konfiguracji usługi i może się zmienić. Dane trafiają do niego w trzech sytuacjach, opisanych niżej — i tylko w nich.

Wyodrębnianie danych z notatki

Aby wyodrębnić uporządkowane dane z Twojej notatki, jej treść jest przesyłana do dostawcy modelu. To jest podstawowe działanie aplikacji.

Odpowiadanie na pytania

Jeżeli zadasz asystentowi pytanie poleceniem /zapytaj (albo jego odpowiednikiem /agent lub /ask), do dostawcy modelu trafia treść Twojego pytania oraz te dane z Twojej przestrzeni roboczej, które są potrzebne do udzielenia odpowiedzi. Pytanie zadaje się wyłącznie w prywatnym czacie z botem — w grupie asystent odmawia, zanim odczyta jakiekolwiek dane Twojej firmy i zanim cokolwiek wyśle do dostawcy.

Zakres tych danych jest ograniczony do trzech odczytów, które asystent może wykonać, i do pól, które one zwracają:

• podsumowanie dnia — tytuły, godziny i miejsca spotkań, tytuły i terminy zadań oraz liczba propozycji czekających na decyzję;
• wyszukiwanie — imię i nazwisko klienta, a także jego adres e-mail i numer telefonu, jeżeli są zapisane; tytuły, terminy i miejsca spotkań; tytuły, terminy i statusy zadań;
• lista propozycji czekających na decyzję — ich publiczne kody, statusy, liczba działań i terminy ważności.

Asystent nie sięga do treści notatek — żaden z tych odczytów nie czyta notatek. Wartości wymienione wyżej to pola rekordów klienta, spotkania, zadania i propozycji; tekst w nich zwykle pochodzi z notatki, którą wcześniej wprowadzono — bo tak te rekordy powstają — ale sama notatka nie jest tą drogą przekazywana.

Asystent tylko czyta: nie tworzy ani nie zmienia żadnych danych Twojej firmy — klientów, spotkań, zadań ani propozycji — niczego nie zatwierdza i nic nie wysyła. Zapytanie zostawia ślad w dzienniku zdarzeń i w liczniku wykorzystania AI, tak jak inne istotne operacje. Nie prowadzimy wielokrokowej rozmowy: każde pytanie jest przetwarzane osobno, a historii rozmowy nie przechowujemy.

Podsumowanie dla właściciela w panelu

Właściciel i administrator mają w panelu ekran z zestawieniem pracy biura za ostatnie siedem dni. Wszystkie liczby na tym ekranie wylicza nasza baza danych i nie bierze w tym udziału żaden model językowy. Ekran działa w całości bez AI.

Osobno, po naciśnięciu przycisku, można poprosić o słowne podsumowanie tych liczb. Dopiero wtedy do dostawcy modelu trafiają:

• same zestawienia — liczby policzone przez serwer, ich zmiana wobec poprzedniego okresu, nazwy mierzonych wskaźników, oznaczenia „wymaga uwagi” wraz z ich liczebnością i wagą, oraz daty dzienne w strefie czasowej Twojego obszaru roboczego;
• Twoje pytanie, jeżeli je wpiszesz — najwyżej 500 znaków.

Nie trafiają tam nazwy zadań ani spotkań, treść notatek, nazwiska klientów, numery telefonów, adresy, adresy e-mail ani identyfikatory rekordów. Każdy tekst w tym zestawieniu poza Twoim pytaniem jest tekstem, który napisaliśmy my — nazwą wskaźnika albo oznaczeniem reguły — a nie treścią wprowadzoną przez Ciebie lub Twój zespół.

Odpowiedzi nie przechowujemy. Powstaje ona na czas wyświetlenia i nie jest zapisywana w bazie; nie ma jej w żadnym archiwum i nie można jej później odtworzyć. Zapytanie zostawia ślad w liczniku wykorzystania AI, tak jak inne operacje płatne.

Ta funkcja jest domyślnie wyłączona i włącza się ją osobno dla każdego obszaru roboczego. Obszar, dla którego nikt jej nie włączył, nie wysyła do dostawcy modelu niczego — niezależnie od ustawień całej instalacji. Nie włączamy jej automatycznie nowym klientom.

Dane z Kalendarza Google nie trafiają do dostawcy modelu w żadnej z tych trzech sytuacji. Wynika to z budowy aplikacji, a nie z ustawienia: aplikacja nigdy nie pobiera zawartości kalendarza, więc nie ma czego przekazać.

Przechowywanie i zabezpieczenia

• Poświadczenia Google są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej — szyfrowaniem AES-256-GCM, z kluczem trzymanym poza bazą danych. Nie przechowujemy ich w postaci jawnej.
• Pozostałe dane przechowujemy w bazie danych usługi. Dostęp do infrastruktury jest ograniczony do osób odpowiedzialnych za jej utrzymanie.
• Połączenie z aplikacją jest szyfrowane (HTTPS).
• Istotne operacje są zapisywane w dzienniku zdarzeń przypisanym do przestrzeni roboczej.

Świadomie nie składamy ogólnego zapewnienia, że każda dana jest zaszyfrowana — piszemy dokładnie to, co jest prawdą: zaszyfrowane są poświadczenia integracji, a transmisja jest zabezpieczona.

Komu powierzamy dane

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach reklamowych. Do działania usługi korzystamy z następujących dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

Dostawca	Rola
OVHcloud	Hosting aplikacji i bazy danych (Unia Europejska).
Anthropic	Przetwarzanie treści notatek w celu wyodrębnienia danych; gdy korzystasz z asystenta — także treści pytania i tych danych przestrzeni roboczej, które są potrzebne do odpowiedzi; a gdy właściciel włączy podsumowanie w panelu — także zestawień liczbowych z tego podsumowania wraz z jego pytaniem. Pełny zakres wszystkich trzech sytuacji opisuje sekcja „Sztuczna inteligencja”.
Telegram	Kanał, którym przesyłasz notatki i otrzymujesz odpowiedzi.
Google	Utworzenie wydarzenia w Twoim kalendarzu, jeśli połączysz konto. Google prowadzi też skrzynkę pocztową pod adresem kontaktowym podanym niżej, więc obsługuje korespondencję wysłaną na ten adres.

Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tak długo, jak długo Twoja przestrzeń robocza korzysta z usługi, oraz przez czas potrzebny do rozliczalności operacji zapisanych w dzienniku zdarzeń. Nie stosujemy dziś z góry określonego, sztywnego okresu usuwania — jeśli go wprowadzimy, opiszemy go w tym dokumencie. Możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie danych, pisząc na adres kontaktowy.

Twoja kontrola

• Rozłączenie Google — poleceniem /google_disconnect. Aplikacja usuwa wtedy przechowywane poświadczenia. Dostęp możesz też cofnąć samodzielnie w ustawieniach swojego konta Google.
• Sprawdzenie stanu połączenia — poleceniem /google_status.
• Odebranie dostępu użytkownikowi — administrator przestrzeni roboczej może usunąć członka; usunięcie kasuje również jego poświadczenia integracji.
• Dostęp, poprawienie i usunięcie danych — napisz na brokzaiagent@gmail.com. Nie oferujemy dziś samodzielnego usunięcia konta z poziomu aplikacji.

Kontakt

W sprawach dotyczących danych i tej polityki: brokzaiagent@gmail.com.